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Establecimiento de objetivos en el trabajo

OBJETIVO

TIEMPO:

Duración: 60 Minutos

TAMAÑO DEL GRUPO:

Ilimitado

LUGAR:

Aula Normal

Un lugar que permita la representación de la entrevista

MATERIAL:

Fácil Adquisición

• Protocolos para la representación y evaluación.
• Papel para cada participante
• Lápiz o bolígrafo para cada participante
• Plumones y Rotafolio

DESARROLLO

I. Se informa al grupo completo sobre la realización de dos dramatizaciones consistentes en entrevistas. Se tratará de crear un clima que permita el máximo de retroalimentación sobre las actitudes y problemas planteados en la dramatización.

II. Se solicitan cuatro voluntarios para que realicen las entrevistas y se les asignan los papeles. Se les pide que lean los papeles y asuman la actitud que se describe.

III. Se distribuyen entre el resto del grupo las hojas de evaluación.

IV. Estudiados los papeles, se solicita que realicen la dramatización.

V. Se solicita al grupo que note sus comentarios en la hoja de observaciones.

VI. Se solicita que informen los participantes sobre sus observaciones, se hace el resumen de resultados.

VII. Se sacan conclusiones.

VIII. El Facilitador guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida.

HOJA DE TRABAJO

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

DATOS PARA LA DRAMATIZACIÓN

Trajes "El Aguila, S.A."

Esta compañía se estableció hace 40 años.

Aunque originalmente fue una empresa propiedad de una familia , ésta fue adquirida pro una compañía de mayor tamaño, fabricante de ropa para caballero. Entre sus productos había sweters, camisas y pantalones. Hay cuatro fábricas ubicadas en el estado de Veracruz, con organigramas semejantes. Cada fábrica produce la línea completa y es responsable de las ventas por áreas geográficas.

ORGANIGRAMA

EJERCICIO DE ESTABLECIMIENTOS DE OBJETIVOS

DRAMATIZACION No.1

Papel de: ARMANDO BIBRIESCA - Gerente de Ventas.

Usted ha recibido los objetivos propuestos para el año venidero de parte de Artemio Vargas, uno de sus más experimentados vendedores. Al revisar estos objetivos observa que hay varias áreas en las que siente que deben haber algunas modificaciones.

1er. Objetivo de Artemio - Aumentar las ventas totales de un 10% para el año próximo.

Su comentario: La Dirección de la empresa insiste que las ventas en la región aumenten en un 12 % para el año próximo. Defiende su posición ofreciendo un presupuesto mayor y dos promociones especiales. Artemio ha cubierto sus objetivos de ventas en los últimos tres años y siente usted que él no está desarrollando ningún esfuerzo por mejorar comparado con los demás vendedores. Artemio es considerado como de los menos motivados, en cierta manera é l ya no tiene interés.

2o. Objetivo de Artemio - Mejorar sus programas de entregas para cada uno de sus clientes.

Su comentario: El objetivo no está suficientemente específico. Durante el año pasado Artemio tuvo varios fracasos por parte de producción debido a problemas de embarque. La entrega oportuna no fue el problema, sino que los clientes se quejaban debido a cantidades y tamaños diferentes a los ordenados. Bernardo Sosa, Gerente de Producción, insiste en que Artemio causa problemas haciendo cambios en los pedidos sin respaldarlos posteriormente con la documentación debida. En la oportunidad debida, usted comentó esto con Artemio, pero él rechazó la acusación, aún mostrándole algunas pruebas con las cuales podría estar en lo cierto. A usted le interesa que Artemio establezca un objetivo para mejorar relaciones con Producción, especialmente con Memo Ojeda, jefe de primer turno. Usted desea comentar esta situación durante la reunión de establecimiento de objetivos.

Sus demás objetivos son satisfactorios, sin embargo, usted desearía agregar un objetivo de carácter administrativo al reporte que sumaria las ventas del mes.

Como un experimento usted quiere que Artemio mencione el número de vendedores de la competencia con los que se encuentra al hacer visitas a sus clientes, y desea que esto se continúe durante 6 meses. Ahora usted se reunirá con Artemio.

EJERCICIO DE ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

DRAMATIZACION No.1

Papel de: ARTEMIO VARGAS.

Usted ha enviado a Armando Bribiesca, su Gerente de Ventas, los objetivos que usted propone para el próximo año; Estos incluyen:

Objetivos: Aumentar las ventas en un 10 % durante el próximo año.

Su justificación: Usted ha logrado el 10 % de aumento durante los años pasados. Usted sabe que puede hacerlo una vez más, pero será fácil. En su territorio se está presentando una recesión económica debido a que las cosechas han sido malas. Las tiendas se lamentan de la situación, y solamente debido a las buenas relaciones que mantiene con los propietarios en que ha podido mantener sus ventas altas.

Objetivos de Entregas: Mejorar el programa de entregas con cada uno de sus clientes principales.

Su justificación: Usted espera, a travéz de mejorar el servicio, reforzar su posición de ventas con sus clientes. Usted desea que Producción se ponga a la defensiva del mercado. Ellos nunca han entendido su problema. Durante el año pasado, usted tuvo varias confrontaciones con Memo Ojeda, el jefe del primer turno, con respecto al envío de mercancía en cantidades y tamaños equivocados. Hizo que aún Bernardo Sosa estuviera sobre usted con relación a los cambios hechos por usted sobre los pedidos. Ellos no entienden que cuando llama solicitando un cambio, lo está haciendo desde la oficina del cliente. El cliente comprador aprecia esta atención. Admite que no siempre ha cumplido con la elaboración de la documentación correspondiente, pero eso no es importante. Lo que pasa en que Ojeda siempre está tratando de hacerlo quedar mal. Entre más apartado pueda estar él mucho mejor.

Una cosa más, Armando evidentemente no tiene mucho qué hacer. Siempre anda trayendo nuevas ideas que no tienen ningún valor y que roban mucho tiempo. Este año le estuvo haciendo llevar una serie de anotaciones sobre cuantas veces tuvo que usar estacionamientos contra parquímetros. Usted quiere evitarse papeleo innecesario, si esto es posible.

Ahora usted se reunirá con Armando.

EJERCICIO DE ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

DRAMATIZACION No.2

Papel: GUILLERMO OJEDA, Jefe del 1er. Turno.

Usted supervisa a seis operadores Sr., de máquinas cosedoras quienes a su vez supervisan el trabajo de 60 operadoras de máquinas de coser. También es responsable del departamento de recepción de embarques el que es administrado por Miguel Macían. Hace dos semanas usted le informó a Miguel que deseaba actualizar los procedimientos y los estándares del desempeño de su departamento, y él envió esos resultados de su revisión. Dentro de este informe se incluyó lo siguiente:

Recepción de materias primas y materiales:

Procedimiento actual - La entrega solo será aceptada hasta medio día.

Su comentario: Usted sabe porqué él quiere este cambio. Frecuentemente él está corto de personal debido a problemas de ausentismo. Parece que nunca tiene a su personal completo, y debido a esto, sus subordinados nunca tienen tiempo suficiente para almacenar la materia prima en los anaqueles y de preparar los materiales para las máquinas. Debido a que no hay un segundo turno en su área, el tiempo se esta acumulando. Su sugerencia resolverá el problema, pero esto no se puede hacer. La programación de las entregas está fuera de nuestro control y las oficinas corporativas no lo cambiarán. Varios de sus empleados se han quejado con otros que Miguel realmente es un Gerente muy duro, muy intransigente.

Lo que usted desea saber es: ¿Qué es lo que se esta haciendo para solucionar el problema de ausentismo? ¿Cómo puede cambiar su estilo de liderazgo?

Embarques: Procedimiento actual; todas las órdenes de embarque deben acompañarse por la orden de compra, nada es enviado con base a órdenes verbales.

Cambios sugeridos: Ninguno.

Su comentario: Este continúa siendo un buen procedimiento. Debido al continúo apremio entre Ventas y Producción o a los cambios verbales a los pedidos, quizá una reunión de tormenta de ideas con Ventas podría generar un mejor procedimiento.

Usted va a sugerir esto a Miguel.

Nivel de desempeño actual: Todas las órdenes serán embarcadas dentro de los tres días de haber sido terminadas.

Cambio sugerido: Ninguno.

Su comentario: El nivel de desempeño puede ser mejorado. No ha sido cambiando en cinco años, y desde entonces se han instalado nuevas máquinas empacadoras y el personal ha aumentado con dos personas. Usted desea que el tiempo de elaboración de esta tarea se reduzca en un día, muchos clientes se quejan de la demora en el tiempo de entrega.

Usted se reunirá ahora con Miguel.

EJERCICIO DE ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

DRAMATIZACION No.2

Papel: MIGUEL MACIN - Supervisor de recepción y embarques.

Usted supervisa a seis empleados de recepción y embarque de mercancías. Su Gerente Guillermo Ojeda, le pidió recientemente que revisara y actualizara los procedimientos y estándares de desempeño. Entre sus recomendaciones están las siguientes:

Recepción:

Procedimiento actual: Las entregas solamente serán aceptadas de las 9:00 a las 15:00 horas.

Cambio sugerido: Las entregas solamente serán aceptadas antes del medio día.

Sus razonamientos: Usted ha estado consumiendo una cantidad substancial de tiempo extra para poder almacenar las materias primas en los anaqueles y prepara los materiales para las máquinas. Si pudiera parar las entregas antes, su problema se solucionaría. También se solucionaría si todo el mundo se presentara a su trabajo diariamente. Parece que siempre se queda corto con una o dos personas. Todos sus subordinados son jóvenes y sus vidas centradas en sus coches y vida social. Solamente trabajan para cubrir los gastos que provocan estas actividades después del trabajo. Usted ha despedido a algunos empleados por exceso de ausentismo, sin embargo esto no ha ayudado a mejorar la situación.

Usted es rudo con su personal, pero solamente así es como logra que se cumpla con el trabajo. Si las entregas se disminuyeran, la presión acabaría.

Embarques:

Procedimiento actual: Todas las órdenes de embarque deben ir acompañadas de la orden de compra correspondiente, nada es enviado con base a órdenes verbales.

Cambios sugeridos: Ninguno.

Su justificación: Ventas siempre esta sobre su espalda con esto, pero no hay otra manera de hacerlo. Casi lo corren cuando en una ocasión por enviar órdenes modificadas verbalmente, Artemio Vargas negó haber efectuado las modificaciones verbales en la orden dejándolo solo con la carga de toda la culpa. Desde entonces, no se habla con los de Ventas, ya que no se puede confiar en ellos.

Nivel actual de desempeño: Toda las órdenes serán embarcadas dentro de los tres días de haber sido terminadas.

Cambios sugeridos: Ninguno.

Su justificación: Guillermo va a querer cambiar lo siguiente. A pesar de la nueva máquina empacadora, el volumen ha aumentado a tal grado que no surte ningún efecto en los programas de embarque, Usted quiere establecer un segundo turno modificado con, por lo menos, tres personas. Si usted puede convencer a Guillermo, usted podrá mejorar el despecho de los embarques.

Si no puede obtener más personas esto no es importante, ya que solo ha habido cuatro quejas por mes de nuestro cliente debido a los embarques de mercancías.

Usted esta en camino de ver a Guillermo.

EJERCICIO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Hoja para observadores.

Usted va a observar una sesión de solución de problemas entre un Gerente y su subordinado. Tome nota del tono de las conversaciones y los resultados finales.

1. ¿Qué fue lo que sucedió?
2. ¿Se llegó a un entendimiento? ¿Cómo?
3. ¿Fue resuelto el problema? ¿Cómo?
4. ¿Quién fue el que habló más el principio? ¿al final?
5. ¿Se motivó al subordinado a que comentara sus puntos de vista? ¿Se escucharon realmente cada uno de los participantes?
6. ¿Porqué sucedió así?
7. ¿Qué fue lo que hizo posible o imposible el acuerdo?
8. ¿Qué estados del ego se vieron envueltos?
9. ¿Cómo afectaron la discusión?
10. ¿Fueron los participantes sensitivos hacia los estados del ego de la otra persona?
11. ¿Qué es o que hemos podido aprender de lo observado?
12. Sírvase discutir estos resultados con los participantes de la dramatización.